Praca zdalna – jakie narzędzia nam pomogą?

Aktualne wydarzenia zmusiły pracodawców do przeorganizowania pracy swoich pracowników na tryb „pracy zdalnej”. Grupą pracowników, którzy taką pracę mogą wykonywać są głównie pracownicy biurowi. W teorii praca zdalna jest prosta, a jak jest w praktyce? Jak pracować z domu? Co będzie nam potrzebne?

Przedstawiamy Państwu kilka narzędzi, rozwiązań oraz metod na pracę zdalną w domu!

Do rozmów i konferencji możemy wykorzystać wiele programów, kilka z nich poniżej.

Skype

Program oferuje możliwość prowadzenia wideo konwergencji, udostępniania pulpitu (np. do prezentacji). Niezbędne wówczas do prowadzenia rozmów będzie:

• mikrofon,
• kamera.

Laptopy będą standardowo wyposażone w taki osprzęt, do komputera stacjonarnego najprawdopodobniej będzie trzeba dokupić mikrofon i kamerę. Najlepiej jednak wykorzystać narzędzia z zestawu słuchawkowego od smartfona (lepsza jakość dźwięku).

Porada: jeśli posiadasz smartfona – to na nim możesz zainstalować również Skype – nie będzie można na nim udostępniać pulpitu, ale do rozmów będzie idealny.

Slack

Platforma do komunikacji, pozwala zespołom być w ciągłym kontakcie. Posiada szereg usprawnień do przesyłania plików, tworzenia grup (rozmowy 2-3 osób), również wykonywanie połączeń głosowych i wideo. Jego główną zaletą jest przynależność do obszarów roboczych („work space”). Gdzie w obrębie jednego obszaru będziemy mieli dostępnych wszystkich pracowników.

Ponadto można tworzyć tu kanały Globalne – do konwersacji ogólnej, publikowania bieżących informacji dotyczących firmy.

Trello

Narzędzie, które zastąpi tablicę korkową / magnetyczną. Narzędzia pozwala na organizowanie pracy w projektach, wydzielanie / przypisywanie zadań, zadawanie pytań. Narzędzie posiada możliwości podziału zadań oraz tworzenia relacji (w zależności od hierarchii w firmie).

Join.me

Narzędzie idealne do wideo konferencji i prezentacji. Zwłaszcza w przypadku prezentacji dla klientów – dostępne w formie URLa przesyłanego do użytkownika – nie wymaga dodatkowych czynności poza otwarciem linku. Narzędzie pozwala na dzielenie się ekranem równocześnie wyświetlając również obraz z kamery.

Dropbox

Jest to od wielu lat znana i ceniona aplikacja do przechowywania danych w chmurze. Niewiele osób może wie o tym, że również świetnie sprawdzi się do pracy zdalnej do współdzielenia plików! Aplikacja pozwala na tworzenie folderów udostępnionych. Każdy folder można udostępnić innym osobom. Każda z osób ma możliwość edycji plików. Tym samym można stworzyć bardzo proste repozytorium plików dostępnych w określonej grupie pracowników.

AnyDesk

Aplikacja pozwana na połączenie się z komputerem zewnętrznym – udostępnieniem i przejęciem kontroli nad pulpitem. Daje nam możliwość pracy zdalnej na odległej maszynie. Bardzo przydatne, jeśli nie możesz uruchomić w domu programów lub nie masz dostępu do zasobów wewnętrznych firmy (bazy danych, repozytoria).
Program też jest świetnym narzędziem, jeśli chcemy komuś pomóc z czymś na jego komputerze, a dzielą nas kilometry. Bardzo często wykorzystywany przez zespoły IT w obsłudze informatycznej.

TeamViewer

Komercyjne rozwiązanie dostępu zdalnego do komputerów. Dużo bardziej rozbudowane od AnyDesk, lecz realizujące bardzo zbliżone funkcje. Narzędzie idealnie sprawdza się w pracy zdalnej.

Połączenie Pulpitu Zdalnego (Windows)

Jeśli licencja naszego systemu w komputerze oferuje funkcję „połączenia pulpitu zdalnego” możemy korzystając z dostępnych narzędzi w obrębie systemu Windows łączyć się zdalnie z naszym komputerem w pracy bez potrzeby używania takich programów jak Dropbox lub AnyDesk. Takie rozwiązanie wymaga odpowiedniego skonfigurowania połączenia sieciowego w firmie, niezbędna może okazać się pomoc informatyka, aby poprawnie skonfigurować takie połączenie.

Niestety nie każda wersja systemu Windows wspiera taką możliwość. Wówczas alternatywą będą programy wcześniej zaproponowane.

Adobe Sign

Narzędzie pozwala na podpisywanie umów na odległość. Możesz przygotować, odesłać i śledzić zmiany w dokumencie wymagającym podpisu. Zatwierdzanie dokumentów odbywa się z nowoczesny sposób za pomocą podpisu cyfrowego. W obecnym czasie bardzo bezpieczna forma zawierania umów na odległość!

Arkusze Google

Jeśli w firmie często korzystacie z Arkuszy np. Excel, warto skorzystać z możliwości pracy na Arkuszach Google. Dostępnych jest bardzo wiele opcji takich jak w standardowych programach do obsługi arkuszy. Ponadto nasze dokumenty są w Chmurze. Możemy udostępniać do podglądu, lub do edycji dla całych zespołów pracowników. Zmiany posiadają swoją historię. Możemy również dać możliwość komentowania do użytkowników bez wprowadzania zmian.

Wysyłanie paczek OnLine

W sieci jest wiele narzędzi (proponuję wyszukiwanie pod frazą „wysyłka kuriera”) które umożliwiają nadanie paczki z domu, otrzymanie etykiety i oczekiwanie na kuriera. Nie musisz udawać się do oddziałów pocztowych i narażać się na infekcje. Kurierzy zachowują szczególne bezpieczeństwo w kontakcie z klientami.

Wisienka na torcie – jedzenie

Jeśli pracujemy zdalnie, nie wychodzimy z domu – warto również skorzystać z zamówienia jedzenia. Daj sobie odetchnąć i zamów jedzenie bez wychodzenia z domu – zrobisz to z wykorzystaniem takich aplikacji jak pyszne.pl czy pizzaportal.pl.

Mamy nadzieję że nasze porady pomogą Ci w organizacji pracy. Programy / aplikacje które przestawiliśmy mogą być Ci znane, ale może nie znałeś ich w pełni możliwości? Podziel się z nami w komentarzach.

Tworzymy treści dla Ciebie, naszą inicjatywą jest pomoc w tym trudnym czasie. #FreelinePomaga

Zachęcamy do obserwowania naszego Facebooka – tam na bieżąco pojawiają się różne porady. Więcej informacji które pomogą w czasie epidemii Koronawirusa które już publikowaliśmy znajdziesz TUTAJ.