Dzisiaj kolejna porcja przydatnych informacji, o tym jak poradzić sobie w Sieci, w czasie kryzysu związanego z epidemią Koronawirusa.
Bardzo możliwe, że cała firma, którą prowadzisz zawiesiła działania na ten czas. Możliwe również, że część z pracowników jest na urlopach związanych ze stanem zdrowia lub opieką nad dziećmi.
O czym należy pamiętać, w tym czasie, w kwestii korespondencji e-maili ?
1. Automatyczne odpowiedzi / autoresponder
Większość firm hostingowych obsługuje możliwość skonfigurowania auto odpowiedzi. W treści wiadomości możemy poinformować adresatów wiadomości np. o:
- zmianie organizacji pracy w firmie (praca zdalna),
- tymczasowym zamknięciu firmy,
- zmianie sposobu kontaktu,
- nieobecności danej osoby w firmie,
- przejęciu zadań przez innego pracownika (i przekierowaniu wiadomości).
Informacje zawarte w auto odpowiedzi powinny być zwięzłe i konkretne np.
W dniach ….. firma …… jest zamknięta.
W pilnych sprawach proszę o kontakt z ………….. pod numerem telefonu xxx xxx xxx.
Przepraszamy za utrudnienia.
Jak skonfigurować? Dowiesz się tego w dalszej części naszego poradnika.
2. Przekierowanie wiadomości
Podczas nieobecności pracownika w pracy zadbaj również o to, aby wiadomości były przekierowane do osoby, która go zastępuje. W tym celu skonfiguruj w aplikacji pocztowej przekierowanie wiadomości oraz pamiętaj, aby dodać odpowiedni autoresponder (punkt 1), który poinformuje o nieobecność pracownika.
Instrukcja
1. Autoresponder – Direct Admin
Logujemy się do naszego serwera (adres w zależności od usługodawcy, w przypadku naszych usług hostingowych jest to „nazwadomeny.pl:2222”).
Po zalogowaniu do panelu wybieramy : „Autoresponders”
Następnie wybieramy „Create Autoresponder” i uzupełniamy formularz:
Możemy skonfigurować:
- Jakiego konta dotyczy odpowiedź,
- Jaki będzie tytuł odpowiedzi,
- Jak często ma być ponawiana wysyłka tej wiadomości, przydatne ustawienie, jeśli otrzymujemy kilkukrotnie od jednego nadawcy wiadomość, możemy ustalić częstotliwość wysyłania wiadomości,
- Treść wiadomości,
- Kopię, gdzie ma trafić również autoresponder (np. aby kogoś powiadomić).
Pamiętajmy również o wyłączeniu autorspondera jeśli nie będzie potrzebny!
2. Wiadomości urlopowe – Direct Admin
Tworzymy je podobnie jak autorespondery, logujemy się do serwera, wybieramy „Vacation messages” i ustawiamy poszczególne parametry:
Ustawienia są analogiczne jak do autorespondera, z tym że mamy również dostępną opcję „startu” i „zakończenia” – która działa automatycznie, nie musimy pamiętać o wyłączeniu tego typu auto odpowiedzi. Przydaje się najczęściej podczas nieobecności pracownika.
Pamiętaj! Warto ustawiać wiadomości urlopowe nawet podczas 1 dniowego urlopu pracownika.
Jeśli masz problemy z konfiguracją – skontaktuj się z nami – #FreelinePomaga
3. Jeśli korzystasz z Gmaila
Jeśli obsługujesz pocztę firmową dzięki usługom poczty Gmail, możesz ustawić wiadomość o nieobecności, instrukcja konfiguracji:
https://support.google.com/mail/answer/25922
Widok panelu w którym ustawiamy wiadomość:
4. Autoresponder w cPanel
Dla użytkowników cPanela logowanie do panelu hostingowe będzie podobne jak do Direct Admina – zależy to w głównie od dostawcy usług. Najczęściej na stronie dostawcy będziemy mieli „logowanie do serwera”.
W panelu serwera wybieramy „Automaty pocztowe”:
Następnie przechodzimy do sekcji „Dodaj automat pocztowy” i uzupełniamy poszczególne pola:
W cPanel autoresponder jest również wiadomością wakacyjną – w zależności od konfiguracji dotyczącej zakończenia / uruchomienia.
5. Dla programów pocztowych instalowanych lokalnie na komputrze
Jeśli jesteś użytkownikiem programów pracujących lokalnie na komputerze – również możesz dokonać takiej konfiguracji:
Thunderbird nie oferuje takiej funkcjonalności, należy konfigurować autodpowiedzi w usługach hostingowych (jeśli korzystasz z cPanela, lub Direct Admina – zostały opisane powyżej).
Czy nasz artykuł pomógł Ci? Jeśli nie wiesz jak skorzystać z porad powyżej – skontaktuj się z nami.
W naszej ofercie znajdują się również szybkie i nowoczesne serwery – gdzie bez najmniejszego problemu wprowadzisz zmiany w konfiguracji.
Udostępnij, skomentuj, podaj dalej… Nie dajmy się w czasach kryzysu Koronawirusa!
Zapraszamy również do naszego Facebooka gdzie niebawem kolejna porcja ciekawych informacji! Sprawdź już teraz inne porady jak radzić sobie podczas kryzysu : porady.
Freeline Agencja Interaktywna już od 2006 roku dostarcza firmom i osobom prywatnym nowoczesne rozwiązania internetowe – doradzamy i kreujemy, współtworząc tym samym sukces wielu firm.